Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus
Päivitetty (30.6.2022)

Mänttä-Vilppulan kaupunki on tiedonhallintalain (906/2019) mukainen tiedonhallintayksikkö, jonka on julkisuusperiaatteen toteutumiseksi ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiakasrekistereistä.

Tämä asiakirja on asiakirjajulkisuuskuvaus käsiteltävistä tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saatavuudesta eri järjestelmien välityksellä.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten kaupungin asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta on toteutettu.
Kuvaus kertoo missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja palvelutuotannossaan.

Asiakirjajulkisuuskuvaus opastaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä haluamaansa rekisteriin.
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt asiakirjan sisällöstä on pyynnössä yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiaa tai asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Mänttä-Vilppulan kaupungin asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan viranomaisen on ylläpidettävä käsittelyssään olleista ja  olevista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot.
Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä.
Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

• Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jossa käsittelyprosessissa tehdään toimenpiteitä, joista muodostuu viranomaisen tekemä ratkaisu.
  Ratkaisu voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
   
• Asiakirjan sisältämillä tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden
  käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
   
•  Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Päätöksentekojärjestelmänä Mänttä-Vilppulan kaupungilla on käytössään Innofactor Oyj Dynasty 10.
Innofactor Oyj Dynasty 10 toimii diaarina, jolla hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia.
Päätöksentekojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan käsittelyn yhteydessä julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

Hakuperusteet

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan viranomaisen on huolehdittava siitä, että rekisterin tai sen osan julkisista tiedoista on mahdollista tuottaa riittävät tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Asioita ja asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä esim. seuraavilla hakuperusteilla:

• asiakirjan tai asian nimi
• diaarinumero (asian tai asiakirjan yksilöivä tieto)
• kiinteistötunnus
• henkilön nimi (asiakas tai päätöksentekijä tmv.)
• henkilötunnus
• asian käsittelyvaiheet ja tehdyt päätökset
• käsittelyprosessin tila
• vireillepanija
• päätöksentekijä
• valmistelija
• päivämäärä.

Mänttä-Vilppulan kaupungin tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen toiminnassaan käyttämiä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla.
Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa.
Tietosuojaselosteissa kuvataan kunkin rekisterin käyttötarkoitus, rekisterin omistaja, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot.
Tietosuojaselosteissa kuvataan myös rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Tietopalvelut ja tietojen luovutus

Tietovarantoihin liittyvät tiedustelut ja asiakirjapyynnöt osoitetaan Mänttä-Vilppulan kaupungin kirjaamolle.

Sähköposti kaupunki@manttavilppula.fi

Käynti- ja postiosoite Seppälän puistotie 15, 35800 Mänttä

Avoinna klo 9:00 – 12:00 ja klo 13:00 – 15:00